Tips Membeli Rumah / Tanah

Tips membeli rumah / tanah : Memiliki tanah atau rumah adalah sebuah cita cita yang biasanya diperoleh dengan perjuangan. Oleh karena itu harus berhati-hati jika melakukan transaksi pembelian tanah.  Berbagai persoalan kadang-kadang muncul di kemudian hari, sebagai konsekwensi dari tansaksi tanah yang kita lakukan. Jika muncul sengketa maka tentu kita sebagai pembeli yang akan mengalami kerepotan, akan banyak energi dan biaya yang akan kita keluarkan. Beberapa persoalan yang muncul dalam transaksi jual beli tanah antara lain adalah tanah tersebut tidak bisa atau sulit untuk dibalik nama kepada pembeli. Hal ini sering terjadi di masyarakat, oleh karena itu beberapa Tips membeli rumah / tanah di bawah ini bisa dipakai untuk mengamankan transaksi pembelian tanah anada:

Tips membeli rumah / tanah 1:  Pelajari sertipikat tanahnya.

Jika hendak membeli rumah / tanah, mintalah foto kopi sertipikatnya. Jika tanahnya sudah bersertipikat maka ada beberapa data penting yang harus anda baca antara lain:

             a.  Lihatlah siapa yang tertulis sebagai pemegang hak atas tanah yang akan anda beli.

·                     Jika atas nama sertipikat adalah orang yang sama dengan orang yang menjual tanah maka proses balik namanya akan cenderung lebih mudah sepanjang suami atau istrinya menyetujui dan bertandatangan.  Prinsipnya tanah tersebut akan mudah untuk dilakukan proses baliknama. 

·                     Jika orang yang tertera dalam sertipikat  adalah orang lain atau bukan penjual yang akan menerima uang maka pastikan bahwa orang yang tertera didalam sertipikat dan suami atau istrinya mau bertandatangan sebagai penjual. Kadang kala tanah yang sudah lama dijual dan tidak dibaliknama orang yang atas nama didalam sertipikat juga meminta tambahan uang untuk bertandatangan pada saat  proses balik nama dengan berbagai alasan yang di buat buat.

·                     Jika orang yang tertera didalam sertipikat sudah meninggal dunia, maka tanyakan siapa ahli warisnya dan pastikan seluruh ahli waris setuju untuk menjual tanah atau rumah  tersebut. Untuk balik nama tanah yang atas namanya sudah meninggal dunia harus dilakukan 2 kali yaitu balik nama waris dan balik nama jual beli, jadi biayanya akan lebih banyak. Melakukan pengecekan terhadap ahliwaris apakah ia mau bertanda tangan adalah hal yang penting, karena tidak jarang ahli waris ada yang beritikad buruk meminta pembayaran uang untuk mau bertandatangan dengan berbagai alasan misalnya karena dia tidak merasa menjual atau karena alasan lain.

            b.  Lihatlah Luas tanah dan gambar tanah pada sertipikat.

Pastikan luas tanah yang anda beli sama persis dengan tanah yang ada didalam sertipikat. Jika anda membeli tanah yang luas nyatanya jauh lebih luas dibanding dengan sertipikatnya maka berbagai kemungkinan dapat terjadi misalkan tanah tersebut terdiri dari dua sertipikat atau lebih atau satu sertipikat tetapi sebagian belum bersertipikat namun kepemilikannya pada satu orang atau bisa jadi tanah tersebut sebagian adalah bukan milik penjual atau milik orang lain. Kasus pernah terjadi seorang menjual tanah yang merupakan warisan dari orang tuanya. Tanah tersebut senyatanya terdiri dari 2 buah sertipikat. Sepengetahuan Penjual tanah tersebut hanya terdiri dari 1 sertipikat. Dengan mempelajari gambar dan melalui penelusuran  di BPN akhirnya diketahui bahwa tanah tersebut memiliki dua sertipikat. Salah satu sertipikat ternyata hilang.  Hal hal seperti ini sangat mungkin terulang pada siapapun.

Untuk menghindari terjadinya permasalahan dikemudian hari maka sebaiknya pembeli mempelajari gambar yang ada didalam sertipikat.

·                     Perhatikan skala pada gambar sertipikat

Biasanya skala tanah pada gambar tanah adalah 1 : 1000 artinya jika lebar tanah diukur dengan penggaris sebanyak 1 cm maka lebar sebenarnya adalah 10 m dan begitu seterusnya. Arah yang ditunjuk oleh anak panah adalah arah utara. Jika tanah berbeda dengan yang sebenarnya paka tanyakanlah kepada penjual atau tanyakan kepada notaris atau ke Kantor Badan Pertanahan nasional BPN.

       c.  Lihatlah tahun pembuatan sertipikat jika sertipikat dibuat sekitar sebelum tahun 1975 atau kondisinya sudah rusak maka besar kemungkinan akan dilakukan penggantian sertipikat yang berarti menambah biaya balik nama tanah.

      d.   Bacalah kondisi tanah atau keterangan tanah tersebut adalah tanah pekarangan atau tanah pertanian.  Jika keterangan tanah tersebut adalah tanah pertanian maka tanah tersebut tidak boleh dipecah atau diperjualbelikan sebagian kecuali dilakukan proses pengeringan dengan tambahan biaya pengeringan. Jika hendak dibeli secara keseluruhan maka pembelinya harus berdomisili satu kecamatan dengan tanah pertanian tersebut.

      e. Jika dirasa penting lakukan pengecekan tanah pada BPN untuk mengindari kemungkinan tanah tersebut telah dilakukan pemblokiran oleh pihak pihak yang berkepentingan, serta untuk memastikan bahwa tanah tersebut dapat di lakukan proses balik nama.

Tips membeli rumah/tanah 2:  Jangan menunda proses balik nama.

Lakukan proses balik nama pada saat melakukan pembelian tanah. Jika anda menunda proses balik nama maka konsekwensinya segala biaya yang muncul sebagai akibat jual beli tanah akan menjadi tanggungan pembeli jika suatu saat membutuhkan balik nama. Beberapa biaya yang muncul antara lain:

a.       Biaya pemenuhan persyaratan balik nama seperti pengurusan KTP dan KK yang Mati atau masa berlakunya habis.

b.      Biaya balik nama di Notaris Atau PPAT

c.       Jika penjualnya tidak beritikad baik kepada pembeli beberapa kejadian membuktikan bahwa penjual mau bertandatangan jika diberikan uang.

d.      Atau jika penjualnya meninggal dunia maka ahli warisnya yang tidak beritikad baik meminta uang untuk bertanda-tangan dengan menyatakan bahwa dirinya tidak merasa menjual tanah tersebut. Kasus semacam ini banyak terjadi. Selain itu jika seorang penjual yang atas namanya didalam sertipikat telah meninggal dunia maka biaya bailk namanya menjadi lebih mahal karena harus melalui proses baliknama waris.

e.      Biaya Pajak PPH (Pajak Penghasilan dan BPHTB) yang besarnya :

·         PPH 5% x Harga (NJOP atau Harga Pasar mana yang lebih tinggi) untuk harga tanah dan atau rumah yang lebih tinggi atau sama dengan Rp 60 Juta.

·         Untuk Bea perolehan Hak Atas Tanah dan Bangunan = Harga (Pasar atau NJOP mana yang lebih tinggi) – Rp 60 jt x 5%

Secara sederhana jika anda melepaskan uang pembayaran tanah maka lakukanlah dihadapan Notaris /PPAT untuk tanah yang sudah bersertipikat dan segera lakukan proses balik nama untuk tanah bersertipikat atau dan lakukan pembayaran tanah dihadapan perangkat desa untuk tanah yang belum bersertipikat, dan sekaligus lakukan tindakan pensertipikatan.

Tips membeli rumah / tanah 3:  Jangan membayarkan uang harga tanah jika persyaratan untuk balik nama belum lengkap.

a.       Jika anda membeli tanah maka lengkapilah semua persyaratannya agar proses balik nama menjadi lancar. Biasanya Notaris atau PPAT yang menanyakan persyaratannya. Adapun yang menjadi persyaratan dilakukan balik nama tanah antara lain:

·         Foto Kopi KTP dan KK Penjual Beserta suami atau Istrinya, dan suami atau istri tersebut harus hadir bertandatangan dihadapan Notaris/PPAT.

·         Foto Kopi KTP dan KK Pembeli

·         Lunas Pajak PPH dan BPHTB sesuai perhitungan diatas

·         dibeberapa daerah disyaratkan pula harus lunas PBB selama 10 tahun terakhir atau lunas PBB pada tahun terakhir

 

b.      Jika terpaksa melakukan pembelian secara tidak tunai, maka pastikan bahwa penjual adalah orang yang beritikad baik. Jika sertipikat sudah bisa dieksekusi maka sebaiknya secepatnya segera dilakukan proses balik nama. Jika sertipikat masih dalam proses pengerjaan misalkan karena pemecahan atau karena memang belum selesai didaftarkan (disertipikatkan) maka  pastikan Notaris/PPAT tempat anda membuat perjanjian adalah orang yang bertanggung-jawab terhadap pengurusan sertipikat tersebut. Jika pembayaran belum lunas dan sertipikat telah bisa dibalik nama maka tentu itu adalah sebuah keuntungan buat pembeli dan sebaiknya sisa pembayaran segera dilunasi.

Tips membeli rumah / tanah 4:  hal hal yang penting untuk diperhatikan dalam membeli tanah yang tidak bersertipikat.

Persoalan yang sering muncul sebagai akibat pembelian tanah belum bersertipikat antara lain adalah:

      1.       Mengenai subyek  Pemegang Hak

Bahwa tanah yang belum bersertipikat sebenarnya tidak memilik bukti hak sebagaimana sertipikat sehingga agak sulit untuk mengetahui siapa sebenarnya subyek yang berwenang menjaul tanah tersebut.  Cara yang bisa dilakukan untuk mengetahui pemilik tanah yang belum bersertipikat adalah

·         Tanyakan kepada para tetangga dari tanah tersebut apakah betul jika penjual tanah tersebut adalah orang yang mengaku pemilik tanah kepada anda.

·         Tanyakan kepada perangkat desa apakah betul bahwa tanah tersebut merupakan milik dari orang yang mengaku sebagai pemilik tanah kepada anda.

Jika jawabannya adalah benar maka satu hal lagi yang perlu untuk ditanyakan adalah mengenai batas-batas dari tanah yang belum bersertipikat.

      2.       Mengenai batas batas tanah yang akan anda beli.

Menanyakan batas batas tanah yang belum bersertipikat adalah hal penting untuk menghindari sengketa batas antara anda sebagai pemilik baru dengan calon tetangga anda. Tanah yang belum sertipikat baiasanya batasnya tidak jelas sebagaimana yang terdapat dalam tanah yang sudah bersertipikat. Jika terjadi sengketa dengan saudara anda maka kemungkinan anda sebagai orang baru didaerah tersebut akan sangat mudah untuk dikalahkan. Ada baiknya pada saat penunjukan batas disamping disaksikan oleh tetangga  disaksikan pula oleh perangkat desa serta dibelikan patok beton sehingga kepastian mengenai batas tanah menjadi nyata. Jika dipandang perlu sebaiknya dilakukan proses sertipikasi sehingga tidak berbolak balik mengurusi tanah tersebut. Mengingat rumitnya mengurus tanah yang belum bersetipikat ada baiknya anda membayar tanah tersebut dengan harga yang lebih murah dari pada tanah berkualitas sama yang sudah bersertipikat

Demikan beberapa tips yang dapat anda jalankan untuk menghindari permasalahan dalam transaksi jual beli tanah. Selamat berkerja.

APHT dan SKMHT itu apa sih?

Pengertian APHT dan SKMHT terkait jaminan yang ditangguhkan kepada Bank atas kredit. 

Berhubung saya juga ingin tau lebih jauh dan pernah tau mengenai dua hal tersebut mungkin saya akan sedikit memaparkan arti dan kegunaan masing-masingnya.

Berkaitan dengan perbuatan hukum yang dilakukan oleh beberapa pihak. Masalah ini berkaitan dengan kredit yang diajukan dan untuk mengikatkan kedua belah pihak.

Biasanya ada beberapa perjanjian yang ditandatangani, antara lain:

1. Perjanjian Kredit;

2. Pengakuan Hutang;

3. Akta Pembebanan Hak Tanggungan.

1. Perjanjian Kredit

 

Pada setiap lembaga keuangan dapat terjadi perbedaan pemberian nama/judul perjanjian kredit. Ada yang menyebut Surat Persetujuan Kredit dan lain sebagainya, namun umumnya yang digunakan adalah Perjanjian Kredit. Setiap lembaga keuangan juga memiliki kebijaksanaan yang berbeda apakah Perjanjian Kredit (PK) dibuat dengan akta Notariil atau cukup dibawah tangan.

 

PK  dibawah tangan biasanya dibuat oleh pihak Bank (kreditur) dalam bentuk perjanjian baku. Jadi PK tersebut  tidak dapat diubah2 isinya (take it or leave it agreement) dan dibuat dalam jumlah banyak (massal) yang dimaksudkan untuk efisiensi bagi pihak Bank. PK ini adalah perjanjian yang pertama kali ditandatangani.  Jika PK dibuat dibawah tangan maka pihak Lembaga keuangan dan Debitur cukup tanda tangan di tempat lembaga keuangan atau di rumah debitur atau di kantor Notaris tetapi tidak di depan Notaris.

 

Inti dari PK adalah bahwa Debitur berjanji untuk meminjam sejumlah uang pada Kreditur dan kreditur berjanji untuk memberikan pinjaman sejumlah uang pada Debitur.  Dalam PK ini diatur dan disepakati jumlah pinjaman, besar bunga, biaya administrasi, jangka waktu, besar angsuran, tanggal pembayaran setiap bulannya dan tanggal jatuh tempo.

2. Pengakuan Hutang

 

Pengakuan Hutang umumnya selalu dibuat dalam bentuk akta notariil, oleh karena itu pembuatannya dilakukan oleh Notaris berdasarkan kesepakatan para pihak dan penandatanganan pun dilakukan dihadapan Notaris. Dasar dari pembuatan Akta Pengakuan Hutang (PH) adalah PK. Inti dari Pengakuan Hutang ini adalah bahwa Debitur mengakui telah berhutang sejumlah uang pada Kreditur sebagaimana yang telah diperjanjikan dalam PK dan Kreditur menerima baik pengakuan hutang tersebut.

3. Akta Pembebanan Hak Tanggungan (APHT)

 

Setelah PK dan PH ditandatangani maka selanjutnya adalah penandatanganan APHT. Yang menandatangani APHT adalah Pihak Pemilik Jaminan dengan pihak Kreditur. Jika Yang berhutang (Debitur) menjaminkan tanah miliknya sendiri maka Pihak pertama adalah Debitur itu sendiri sebagai pemilik jaminan. Namun jika Jaminan bukan atas nama (bukan milik) Debitur maka yang menandatangani adalah si pemilik jaminan. Jadi inti dari APHT adalah bahwa pemegang hak (pemilik sertifikat tanah) membebankan Hak Tanggungan (menjaminkan) tanahnya untuk menjamin pelunasan sejumlah hutang Debitur kepada kreditur.

Jika Sertifikat yang hendak dijaminkan masih dalam proses pengurusan di Badan Pertanahan, baik balik nama maupun peningkatan hak, maka sebelum dibuat APHT akan dibuat SKMHT (Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan) terlebih dahulu.

Dalam SKMHT ini intinya pemilik Setifikat (pemegang hak) memberi kuasa kepada pihak Kreditur untuk membebankan Hak tanggungan diatas Hak Atas Tanah-nya (menjaminkan  tanahnya) . Dengan demikian ketika proses di BPN telah selesai maka pemilik jaminan tidak perlu lagi menandatangani APHT karena telah memberikan kuasa pada kreditur sehingga kreditur yang akan bertindak berdasarkan Kuasa dari pemilik jaminan sebagaimana dinyatakan dalam SKMHT.

Lain lagi jika kredit berupa kredit kepemilikan rumah (KPR), maka sebelum menandatangani APHT terlebih dahulu transaksi jual beli dilakukan dengan menandatngani Akta Jual Beli, sebab yang menjadi jaminan dlam KPR adalah rumah yang baru saja dibeli. Jadi, Pihak Bank memberi pinjaman pada Debitur untuk membayar harga rumah tersebut dan debitur mengangsur pinjaman tersebut pada bank dengan jaminan rumah yang dibelinya.

 

Setelah perjanjian dan Akta2 ditandatngani, Notaris akan mengeluarkan covernote yang merupakan “surat sakti” yang menjadi dasar/pegangan bank untuk mencairkan kredit si Debitur. inti dari covernote adalah bahwa Notaris memberi keterangan bahwa antara Debitur dan Bank telah dilakukan penandatangan akta2 tersebut dan proses penyelesaian akta berikut pendaftarannya di BPN sedang berjalan dan akan selesai dalam waktu tertentu yang secepatnya akan diserahkan pada pihak bank selaku kreditur. Dengan demikian pencairan kredit tidak perlu menunggu semua proses pembuatan akta dan pendaftarannya selesai tetapi cukup dengan jaminan covernote yg dibuat Notaris.[1]

Pendirian CV (Comanditaire Venootschap)

CV adalah nama kepanjangan dari Comanditaire Venootschap. CV merupakan bentuk usaha yang hampir sama dengan PT (Perseroan Terbatas), namun yang membedakan Badan Usaha CV modal awal-nya tidak ada minimum sedangkan untuk PT adalah 50 juta (akan berbeda jika ada perubahan peraturan).

 

Berikut ini adalah syarat pendirian CV:

1.      Mempersiapkan nama CV;

2.      Melampirkan foto copy KTP para pendiri perseroan;

3.      Melampirkan foto copy KTP para pengurus (Direksi & Komisaris);

4.      Melampirkan foto copy KK pimpinan perusahaan;

5.   Melampirkan foto copy Surat Kontrak/Sewa atau PBB tahun terakhir bukti kepemilikan tempat sesuai domisili perusahaan; dan

6.   Melampirkan foto copy Surat Keterangan dari pemilik gedung/kantor jika berdomisili di Gedung Perkantoran.

Pengurusan pada kantor Notaris, antara lain:

1.      Akta Pendirian CV;

2.      Pengesahan Pengadilan Negeri;

3.      NPWP CV (Nomor Pokok Wajib Pajak);

4.      SIUP (Surat Izin Usaha Perusahaan); dan 

5.   TDP (Tanda Daftar Perusahaan).

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS

Oleh : Sovyedi Andasasmita, SH.SpN.[1]

 

PENDAHULUAN

Jabatan Notaris lahir karena masyarakat membutuhkannya, bukan jabatan yang sengaja diciptakan kemudian baru disosialisasikan kepada masyarakat. G.H.S. Lumban Tobing, SH., dalam bukunya yang berjudul Peraturan Jabatan Notaris menyebutkan bahwa lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai “notariat” ini timbul dari kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia, yang menghendaki adanya alat bukti baginya mengenai hubungan hukum keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu lembaga dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar gezag) untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti tertulis yang mempunyai kekuatan otentik.

Sehingga secara singkat dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris bukanlah untuk dirinya sendiri melainkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Kalimat inilah yang menjadi dasar mengapa seorang Notaris harus menambah pengetahuan dan keterampilannya dalam melayani masyarakat sebagai misi utama dalam hidupnya.

Pada dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan sempit, sebagai “membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan menyangkut aspek holistik dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat mendapatkan informasi, menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris, keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan.

Hal tersebut di atas berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di Indonesia pada saat ini, sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan adanya persaingan diantara para Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut janganlah selalu dipandang dari segi negatifnya, melainkan harus menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk meningkatkan pelayanannya. Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia kenotariatan tidak bisa disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.

SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS

Keberhasilan seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui, mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.
Kata “administrasi” dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan lain-lain. Namun dalam arti luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.

     Sedangkan pengertian “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung, rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota organisasi yang bersangkutan.

Dengan demikian, Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan ketatausahaan dari sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai suatu tujuan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi :

1. Kantor ;

2. Inventaris (Peralatan) kantor ;

3. Karyawan ; dan

4. Pendokumentasian/tata kearsipan.

1. Kantor

Salah satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang semua bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di dalamnya tertata baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat memberikan kesan nyaman dan dapat dipercaya.

Ruangan-ruangan dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan nyaman, baik bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja di kantor tersebut. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal sebagai berikut :

a.  Kantor Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip. Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang semestinya tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer komputer karyawan yang sedang mencetak akta.

b.  Setiap ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise kantor.

c.  Estetika kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor Notaris tersebut.

d.  Jika terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai, semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para tamu.

e.  Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.

2. Inventaris (Peralatan) kantor

Kecepatan dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :

a. Komputer dan printer ;

b. Internet ;

c. Mesin ketik ;

d. Meja dan kursi ;

e. Lemari penyimpanan.

Penggunaan inventaris (peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor.

Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:

a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.

b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.

c. Fleksibilitas penggunaan.

d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.

e. Harga dan layanan purna jual.

f. Nilai keindahan.

3. Karyawan

Demi kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen.

Oleh karena akta-akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen (arsip) Negara yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan seorang Notaris dalam jabatan profesinya, maka karyawan pada kantor Notaris pun harus mengetahui dan paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh dilakukan dan apa yang harus dihindari.

Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :

a. Teliti ;

b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;

c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan.

Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.

4. Pendokumentasian/tata kearsipan

Tata kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali.

Dengan demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan para karyawannya dalam melaksanakan tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris. Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.

Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :

1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris ;

2. Berita Acara Sumpah Notaris ;

3. Sertipikat Cuti Notaris ;

4. Buku Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.

Pasal 1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol Notaris tersebut terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan telah pensiun atau bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol Notaris.

Pasal 62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris :

a.  meninggal dunia ;

b.  telah berakhir masa jabatannya ;

c.  minta sendiri ;

d.  tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;

e.  diangkat menjadi pejabat negara ;

f.  pindah wilayah jabatan ;

g.  diberhentikan sementara ; atau

h.  diberhentikan dengan tidak hormat.

Sedangkan dalam Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas:

a. Minuta Akta;

Minuta akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari 50 akta. Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan dan tahun pembuatannya.

b. Buku daftar akta atau Repertorium;

Dalam Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali dengan mencantumkan nomor urut, nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan nama para penghadap.

Contoh pengisian Buku Daftar Akta atau Repertorium :

NOMOR URUT	NOMOR BULANAN	TANGGAL AKTA	SIFAT AKTA	NAMA PENGHADAP DAN/ATAU YANG DIWAKILI/KUASA
01	01	04 April 2011	Perjanjian Kredit	1. Tuan Adi dengan persetujuan isterinya - Nyonya Ida; -------- ------ Debitur ----- 2. Tuan Agus Kadir qq. Bank Niaga; ------------- Kreditur -----
02	02	04 April 2011	Perjanjian Jaminan Fidusia	1. Tuan Adi dengan persetujuan isterinya Nyonya Ida; -------- ------ Debitur ----- 2. Tuan Agus Kadir qq. Bank Niaga; -------- ------ Kreditur ----
03	03	18 April 2011	Wasiat	Nyonya Janda Diana Ho

c. Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib mencatat surat-surat di bawah tangan, baik yang disahkan maupun yang dibukukan dengan mencantumkan nomor urut, tanggal, sifat surat dan nama semua pihak.

Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang

penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris (Yang

disahkan) :

NOMOR	TANGGAL	SIFAT SURAT	NAMA YANG MENANDATANGANI DAN/ATAU YANG DIWAKILI/KUASA
Leg.10 /2011	06 April 2011	Surat Persetujuan dari suami kepada isterinya untuk menjual sebidang tanah Hak Milik, Sertipikat Nomor 108/Kalibata, berikut bangunan yang terletak di Propinsi DKI Jakarta, Kotamadya Jakarta Selatan, Kecamatan Pancoran, Kelurahan Kalibata.	Tuan Joko Susanto

Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang

didaftar (Yang Dibukukan):

NOMOR	TANGGAL SURAT	TANGGAL DIDAFTAR	SIFAT SURAT	NAMA YANG MENANDATANGANI DAN/ATAU YANG DIWAKILI
Reg.10/2011	06 April 2011	13 April 2011	Perjanjian Pemberian komisi untuk proyek pembangunan apartemen.	5. Tuan Dodi; ----- -- Pihak Pertama ---- 6. Tuan Koko; ------ ---- Pihak Kedua ----

d. Buku daftar nama penghadap atau Klapper;

Notaris wajib membuat daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan, dimana dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap, sifat dan nomor akta.

Contoh pengisian Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper:

Buku Klapper Akta (A) :

NO. URUT	NAMA PENGHADAP/ YANG DIWAKILINYA	SIFAT AKTA	TANGGAL AKTA	NOMOR AKTA	NOMOR PADA REPERTORIUM
01	Adi	Perjanjian Kredit	04 April 2011	01	01
02	Adi	Perjanjian Jaminan Fidusia	04 April 2011	02	02
03	Agus Kadir	Perjanjian Kredit	04 April 2011	01	01
04	Agus Kadir	Perjanjian Jaminan Fidusia	04 April 2011	02	02

Buku Klapper Akta (D) :

NO. URUT	NAMA PENGHADAP/ YANG DIWAKILINYA	SIFAT AKTA	TANGGAL AKTA	NOMOR AKTA	NOMOR PADA REPERTORIUM
01	Diana Ho	Wasiat	18 April 2011	03	03

Buku Klapper Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan (J) :

NO. URUT	NAMA PENGHADAP/YANG DIWAKILI/KUASA	SIFAT SURAT	TANGGAL DAN NOMOR PENGESAHAN
01	Joko Susanto	Surat Persetujuan	Tgl. 06 April 2011 No. Leg. 10/2011

e. Buku daftar protes;

Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat dengan tulisan “NIHIL”.

f. Buku daftar wasiat; dan

Notaris wajib mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam Buku Daftar Wasiat. Selain itu, paling lambat pada tanggal 5 setiap bulannya, Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar wasiat atas wasiat-wasiat yang dibuat

pada bulan sebelumnya. Apabila tidak ada wasiat yang dibuat, maka Buku Daftar Wasiat tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”.

Contoh pengisian Buku Daftar Wasiat :

No	YANG MEMBUAT WASIAT					AKTA WASIAT			NAMA & TEMPAT KEDUDU KAN NOTARIS YANG MEMBUAT AKTA
	Nama Lengkap (dahulu berna ma)	Tem pat Lahir	Tgl Bu lan dan Ta hun Lahir	Peker jaan	Alamat Ter akhir	No mor Akta	Tanggal Akta	Nomor Reper torium
01	Diana Ho	Jakar ta	10 Maret 1925	Ibu rumah tangga	Jl. Manisan V.5, Jakarta Selatan	03	18 April 2011	76	Kartika, Sarjana Hukum

g. Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris

berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan. Salah satunya adalah Buku Daftar Perseroan Terbatas, yang mencatat kapan Pendiriannya dan dengan akta nomor dan tanggal berapa, Perubahan Anggaran Dasar atau Perubahan susunan anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Sahamnya.

Di samping Buku Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah disebutkan di atas, seorang Notaris yang baik seyogyanya mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap hal-hal sebagai berikut :

1.  Buku Daftar Akta Harian ;

2.  Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku setiap bulannya ;

3.  File Arsip Warkah Akta ;

4.  File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ;

5.  File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan ;

6.  File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ;

7.  File Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan) ;

8.  File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) yang dilampiri dengan tanda terima dari MPD ;

9.  File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;

10.         File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta;

11.         Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ;

12.         File Arsip Surat Masuk Notaris ;

13.         File Arsip copy Surat Keluar Notaris ;

14.         Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan hukum yang dibuat di kantornya.

Setiap bulan, selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara tertulis salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (= Laporan Bulanan).

Contoh Laporan Bulanan Akta, adalah sebagai berikut :

Jakarta, 01 April 2011

Nomor : 001/IV/2011

Lampiran : 4 berkas

Hal : Penyampaian Salinan Akta Yang Telah Disahkan dari Daftar

Akta, Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan &

Yang Dibukukan serta Salinan Daftar Protes

Kepada Yth.

Ketua Majelis Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan

JL. MT Haryono Nomor 24

Jakarta

Dengan Hormat,

Untuk memenuhi ketentuan Pasal 61 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004 tentang jabatan Notaris dan sehubungan dengan Pasal 38 ayat (1) Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. M.02.PR.08.10 Tahun 2004 tanggal 7 Desember 2004, maka dengan ini saya sampaikan :

1. Salinan yang telah disahkan dari Buku daftar Akta, yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 25 dan nomor urut repertorium 50 sampai dengan nomor 75;

2. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor urut Leg. 10/2011

3. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat dalam Bulan Maret 2011, dengan nomor urut Reg. 10/201; Salinan daftar Protes seperti dimaksud dalam Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab Undang-Undang Hukum dagang yang dibuat dalam bulan Maret 2011, NIHIL.

Demikian disampaikan, agar dapat diterima dengan baik dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Hormat saya,

Notaris di Jakarta,

(KARTIKA, SH)

Dalam menjalankan jabatannya, Notaris harus memiliki integritas dan bertindak profesional. Pada saat mengucapkan sumpah jabatannya pun Notaris berjanji untuk menjalankan jabatannya dengan amanah, jujur, seksama, mandiri dan tidak berpihak serta menjaga sikap, tingkah laku dan menjalankan kewajibannya sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan, martabat dan tanggung jawab.

Walaupun demikian tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak Notaris, baik disengaja maupun tidak, dalam melaksanakan jabatannya melakukan perbuatan-perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan dan kode etik. Pelanggaran tersebut antara lain :

1.  Notaris mempunyai papan nama lebih dari satu di tempat berbeda ;

2.  Papan nama Notaris masih terpampang, sedangkan Notarisnya sudah pensiun atau sudah meninggal dunia ;

3.  Notaris sudah pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ;

4.  Notaris sudah meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan oleh ahli waris, tidak diserahkan kepada Notaris yang sudah ditunjuk sebagai Pemegang Protokol;

5.  Notaris tidak membuat buku-buku daftar yang merupakan Protokol Notaris, seperti Buku Daftar Akta atau Repertorium dan Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper. Sedangkan di dalam minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang tidak perlu dilekatkan, seperti kwitansi biaya pembuatan akta.

PENUTUP

Keberhasilan seorang Notaris terlihat tidak hanya terbatas pada berapa banyak jumlah akta yang ia buat setiap bulannya, melainkan terlihat dari bagaimana cara ia mengelola administrasi kantornya itu. Bagi seorang Notaris adalah sangat penting untuk memelihara ketertiban administrasi kantor dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut dikarenakan seluruh akta-akta dan arsip yang disimpan oleh seorang Notaris adalah dokumen/arsip milik negara yang harus dijaga serta dipelihara dengan sunguh-sungguh.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa seorang Notaris yang sukses dalam melaksanakan jabatannya dapat dipastikan telah menjalankan sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor yang baik.

Demikianlah sedikit pembahasan mengenai Sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor Notaris yang dapat kami berikan. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan gambaran yang berguna kepada rekan-rekan semua.

DAFTAR PUSTAKA

Saputro, Anke Dwi , ed. 100 Tahun Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Dulu, Sekarang, dan di Masa Datang. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2008.

Tobing, G.H.S. Lumban. Peraturan Jabatan Notaris, cet. 1.

Jakarta : Erlangga. 1980

Indonesia, Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 30 Tahun 2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN No. 4432.

http://notary-herman.blogspot.com/2009/03/tertib-administrasikantor-notaris.html

Hanindito, Edna. Administrasi Kantor Notaris, Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistem Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Terkait yang diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di The Ritz Carlton Pacific Place Lt.4, SCBD Area, pada tanggal 18-19 Januari 2010.

Natakusumah, Arikanti. Sistim Administrasi Kantor Notaris, Jakarta 19-20 Januari 2010.

Widjaja, Winarti Lukman. Tata Kelola Kantor Notaris. Notaris Kota Jakarta Pusat.

---

[1] Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan Operasionalisasi Sistim Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yang diselenggarakan oleh Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP-INI) bekerja sama dengan Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM RI di Balai Sidang Jakarta Convention Centre, pada tanggal 26-27 April 2011.