Oleh : Sovyedi Andasasmita, SH.SpN.[1]
PENDAHULUAN
Jabatan
Notaris lahir karena masyarakat membutuhkannya, bukan jabatan yang
sengaja diciptakan kemudian baru disosialisasikan kepada masyarakat.
G.H.S. Lumban Tobing, SH., dalam bukunya yang berjudul Peraturan Jabatan
Notaris menyebutkan bahwa lembaga kemasyarakatan yang dikenal sebagai
“notariat” ini timbul dari kebutuhan dalam pergaulan sesama manusia,
yang menghendaki adanya alat bukti baginya mengenai hubungan hukum
keperdataan yang ada dan/atau terjadi diantara mereka, suatu lembaga
dengan para pengabdinya yang ditugaskan oleh kekuasaan umum (openbaar gezag)
untuk dimana dan apabila undang-undang mengharuskan sedemikian atau
dikehendaki oleh masyarakat, membuat alat bukti tertulis yang mempunyai
kekuatan otentik.
Sehingga
secara singkat dapat dikatakan bahwa eksistensi Notaris bukanlah untuk
dirinya sendiri melainkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. Kalimat
inilah yang menjadi dasar mengapa seorang Notaris harus menambah
pengetahuan dan keterampilannya dalam melayani masyarakat sebagai misi
utama dalam hidupnya.
Pada
dasarnya, peran seorang Notaris adalah memberikan pelayanan berupa jasa
bagi masyarakat yang berniat untuk membuat alat pembuktian yang
bersifat otentik. Pelayanan disini jangan diartikan sempit, sebagai
“membuat akta” saja. Pelayanan harus diartikan menyangkut aspek holistik
dan menyeluruh dari mulai kemudahan masyarakat mendapatkan informasi,
menghubungi Notaris, datang ke tempat Notaris, fasilitas kantor Notaris,
keramahan Notaris beserta pegawainya, dan lain sebagainya. Pembuatan
akta hanya sebagian dari aktivitas yang disebut pelayanan.
Hal
tersebut di atas berkaitan erat dengan banyaknya jumlah Notaris di
Indonesia pada saat ini, sehingga tidak dapat dipungkiri menimbulkan
adanya persaingan diantara para Notaris. Akan tetapi persaingan tersebut
janganlah selalu dipandang dari segi negatifnya, melainkan harus
menjadi ‘cambuk’ bagi setiap Notaris untuk meningkatkan pelayanannya.
Harus diingat bahwa Pelayanan dalam dunia kenotariatan tidak bisa
disamakan dengan pelayanan pada dunia bisnis biasa. Pelayanan dalam
dunia kenotariatan harus tetap mengacu dan patuh pada Kode Etik Notaris
yang telah disahkan dan disepakati dalam Undang-Undang Nomor 30 Tahun
2004 tentang Jabatan Notaris (selanjutnya disebut dengan UUJN), sehingga
seorang Notaris yang memberikan pelayanan kepada kliennya tidak boleh
mengorbankan keluhuran dan martabat Notaris sebagai pejabat umum.
SISTEM ADMINISTRASI DAN TATA KELOLA KANTOR NOTARIS
Keberhasilan
seorang Notaris tidak hanya bisa diukur dari banyaknya akta yang ia
buat, melainkan juga dari kepiawaiannya mengatur administrasi di
kantornya. Akta yang banyak, tanpa disertai administrasi yang rapi dan
teratur akan mengakibatkan masalah dan kesulitan dikemudian hari. Oleh
karena itu perlu bagi seorang calon Notaris untuk mengetahui,
mempelajari serta memperhatikan administrasi kantor, sebelum ia
melaksanakan jabatannya sebagai seorang Notaris.
Kata “administrasi” dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan lain-lain. Namun dalam arti luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Kata “administrasi” dapat diartikan dalam arti sempit dan dalam arti luas. Dalam arti sempit, administrasi dapat diartikan sebagai kegiatan yang bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan lain-lain. Namun dalam arti luas, administrasi seringkali diartikan sebagai manajemen, yakni perencanaan, perorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan ketatausahaan, sehingga mampu menyediakan informasi yang berguna dan bermanfaat dalam pembuatan keputusan, di samping untuk mencapai tujuan yang telah diperkirakan.
Sedangkan pengertian “Kantor” dapat dilihat dalam artian statis, yaitu
keadaan fisik yang merupakan wadah atau tempat, dapat berupa gedung,
rumah atau ruangan, dimana kegiatankegiatan tata usaha dilakukan. Dalam
arti yang dinamis, kantor merupakan suatu organisasi dimana terdapat
struktur, tugas, tanggung jawab, hak dan wewenang dari setiap anggota
organisasi yang bersangkutan.
Dengan
demikian, Administrasi Kantor Notaris dapat diartikan sebagai rangkaian
kegiatan menyeluruh terhadap aktivitas-aktivitas manajerial dan
ketatausahaan dari sebuah kantor Notaris dalam rangka untuk mencapai
suatu tujuan.
Hal-hal
yang perlu diperhatikan agar sebuah kantor Notaris dapat melaksanakan
seluruh kegiatan dan aktivitasnya tersebut, meliputi :
1. Kantor ;
2. Inventaris (Peralatan) kantor ;
3. Karyawan ; dan
4. Pendokumentasian/tata kearsipan.
1. Kantor
Salah
satu daya tarik yang dapat memikat klien adalah kantor Notaris itu
sendiri. Sebuah kantor Notaris yang baik dapat menimbulkan kesan yang
baik bagi Notarisnya. Sebuah kantor Notaris yang baik bukanlah kantor
yang besar dengan bangunan yang megah melainkan kantor yang semua
bagiannya sesuai dengan fungsinya, ruangan-ruangan di dalamnya tertata
baik, rapi dan selalu terjaga kebersihannya, sehingga dapat memberikan
kesan nyaman dan dapat dipercaya.
Ruangan-ruangan
dalam kantor yang ditata dengan baik dapat menimbulkan rasa senang dan
nyaman, baik bagi klien yang datang, maupun bagi karyawan yang bekerja
di kantor tersebut. Penataan kantor sebaiknya memperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
a. Kantor
Notaris sebaiknya paling tidak mempunyai ruang kerja Notaris, ruang
karyawan, ruang rapat serta ruang penyimpanan protokol dan arsip.
Penataannya harus sedemikian rupa, sebagai contoh, ruang rapat yang
semestinya tenang dan nyaman jangan sampai terganggu oleh suara printer
komputer karyawan yang sedang mencetak akta.
b. Setiap
ruangan harus mendapat cahaya atau penerangan yang baik. Dengan
penerangan yang baik akan dapat meningkatkan hasil pekerjaan, mengurangi
kesalahan-kesalahan dan kelelahan serta dapat meningkatkan prestise
kantor.
c. Estetika
kantor dan pilihan warna ruangan dapat pula mempengaruhi semangat kerja
dan kesan yang mendalam bagi setiap orang yang berkunjung ke kantor
Notaris tersebut.
d. Jika
terdapat dana yang cukup, maka dalam ruangan kantor perlu juga dipasang
pengatur suhu udara (air conditioning) yang dapat meningkatkan
produktivitas, mutu kerja yang lebih tinggi, kesenangan pegawai,
semangat kerja yang meningkat, dan kesan yang menyenangkan bagi para
tamu.
e. Setiap ruangan harus selalu rapi dan bersih.
2. Inventaris (Peralatan) kantor
Kecepatan
dan kenyamanan bekerja dapat terwujud jika minimal dalam suatu kantor
Notaris terdapat inventaris/peralatan sebagai berikut :
a. Komputer dan printer ;
b. Internet ;
c. Mesin ketik ;
d. Meja dan kursi ;
e. Lemari penyimpanan.
Penggunaan
inventaris (peralatan) kantor merupakan faktor penting bagi suatu
kantor yang baik. Pilihan yang tepat terhadap perlengkapan inventaris
kantor, akan meningkatkan efisiensi kantor.
Dalam menentukan pilihan dan pengadaan perlengkapan inventaris kantor, beberapa hal yang perlu mendapat perhatian adalah:
a. Jenis pekerjaan dan cara penyelesaiannya.
b. Kemampuan dan kebutuhan pegawai yang menggunakannya.
c. Fleksibilitas penggunaan.
d. Kualitas dan kuantitas pekerjaan.
e. Harga dan layanan purna jual.
f. Nilai keindahan.
3. Karyawan
Demi
kelangsungan kantornya, seorang Notaris memerlukan karyawan-karyawan
yang dapat membantu, baik dalam persiapan dan penyelesaian akta-akta
maupun dalam pengadministrasian akta/surat/dokumen.
Oleh
karena akta-akta yang dibuat oleh dan dihadapan Notaris adalah dokumen
(arsip) Negara yang harus dijaga dengan sebaik-baiknya, serta banyaknya
ketentuan-ketentuan yang harus dijalankan seorang Notaris dalam jabatan
profesinya, maka karyawan pada kantor Notaris pun harus mengetahui dan
paham dengan benar apa yang harus dilakukan, apa yang tidak boleh
dilakukan dan apa yang harus dihindari.
Di samping itu, karyawan kantor Notaris sebaiknya memenuhi kriteria sebagai berikut :
a. Teliti ;
b. Jujur dan berdedikasi tinggi ;
c. Mempunyai pengetahuan yang luas, terutama menguasai dan memahami peraturan perundang-undangan di bidang kenotariatan.
Setiap karyawan Notaris harus jelas wewenang, tugas dan tanggung jawabnya, sehingga memudahkan kontrol dan pengawasannya.
4. Pendokumentasian/tata kearsipan
Tata
kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan
dokumen secara teratur, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan
mudah dan cepat ditemukan kembali.
Dengan
demikian, tata kearsipan yang baik akan merupakan sumber informasi dan
sumber dokumentasi, serta sumber ingatan dari Notaris dan para
karyawannya dalam melaksanakan tugas. Pendokumentasian/tata kearsipan
ini merupakan bagian yang penting dari administrasi kantor Notaris.
Setiap akta yang dibuat oleh Notaris harus tertata dengan seksama, rapi
dan tidak asal-asalan, karena akta-akta tersebut termasuk dalam Protokol
Notaris yang merupakan Arsip Negara yang wajib disimpan dan dipelihara
oleh Notaris dengan penuh tanggung jawab.
Dokumen yang harus dipunyai setiap Notaris sebelum menjalankan jabatan profesi, antara lain :
1. Surat Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia tentang Pengangkatan sebagai Notaris ;
2. Berita Acara Sumpah Notaris ;
3. Sertipikat Cuti Notaris ;
4. Buku
Daftar Akta, Buku Daftar surat di bawah tangan yang Disahkan, Buku
Daftar surat di bawah tangan yang Dibukukan dan Buku Daftar Protes yang
telah diberi nomor urut, distempel dan diparaf Majelis Pengawas Daerah,
kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh Majelis
Pengawas Daerah.
Pasal
1 butir 13 UUJN menyebutkan bahwa yang dimaksud dengan Protokol Notaris
adalah kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan
dan dipelihara oleh Notaris. Peyimpanan dan pemeliharaan Protokol
Notaris tersebut terus berlangsung walaupun Notaris yang bersangkutan
telah pensiun atau bahkan sudah meninggal dunia. Protokol Notaris
tersebut diserahkan kepada Notaris lain sebagai Pemegang Protokol
Notaris.
Pasal
62 UUJN mengatur mengenai alasan-alasan apa yang mendasari dilakukannya
penyerahan Protokol Notaris. Selengkapnya Pasal 62 UUJN menyebutkan
bahwa penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris :
a. meninggal dunia ;
b. telah berakhir masa jabatannya ;
c. minta sendiri ;
d. tidak
mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan
sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun ;
e. diangkat menjadi pejabat negara ;
f. pindah wilayah jabatan ;
g. diberhentikan sementara ; atau
h. diberhentikan dengan tidak hormat.
Sedangkan dalam Penjelasan Pasal 62 UUJN, disebutkan bahwa Protokol Notaris terdiri atas:
a. Minuta Akta;
Minuta
akta adalah asli akta Notaris, dimana di dalam minuta akta ini terdiri
dari (dilekatkan) data-data diri para penghadap dan dokumen lain yang
diperlukan untuk pembuatan akta tersebut. Setiap bulannya minuta akta
harus selalu dijilid menjadi satu buku yang memuat tidak lebih dari 50
akta. Pada sampul setiap buku tersebut dicatat jumlah minuta akta, bulan
dan tahun pembuatannya.
b. Buku daftar akta atau Repertorium;
Dalam
Repertorium ini, setiap hari Notaris mencatat semua akta yang dibuat
oleh atau dihadapannya baik dalam bentuk minuta akta maupun Originali
dengan mencantumkan nomor urut, nomor bulanan, tanggal, sifat akta dan
nama para penghadap.
Contoh pengisian Buku Daftar Akta atau Repertorium :
NOMOR
URUT
|
NOMOR
BULANAN
|
TANGGAL
AKTA
|
SIFAT
AKTA
|
NAMA PENGHADAP DAN/ATAU
YANG DIWAKILI/KUASA
|
01
|
01
|
04 April 2011
|
Perjanjian Kredit
|
1. Tuan Adi dengan persetujuan
isterinya -
Nyonya Ida; --------
------ Debitur -----
2. Tuan Agus Kadir qq.
Bank Niaga; ------------- Kreditur -----
|
02
|
02
|
04 April 2011
|
Perjanjian
Jaminan Fidusia
|
1. Tuan Adi dengan persetujuan
isterinya
Nyonya Ida; --------
------ Debitur -----
2. Tuan Agus Kadir qq.
Bank Niaga; --------
------ Kreditur ----
|
03
|
03
|
18 April 2011
|
Wasiat
|
Nyonya Janda Diana Ho
|
c.
Buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya dilakukan di
hadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang didaftar; Notaris wajib
mencatat surat-surat di bawah tangan, baik yang disahkan maupun yang
dibukukan dengan mencantumkan nomor urut, tanggal, sifat surat dan nama
semua pihak.
Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang
penandatanganannya dilakukan di hadapan Notaris (Yang
disahkan) :
NOMOR
|
TANGGAL
|
SIFAT SURAT
|
NAMA YANG MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG DIWAKILI/KUASA
|
Leg.10
/2011
|
06 April 2011
|
Surat Persetujuan
dari suami kepada
isterinya untuk
menjual sebidang
tanah Hak Milik,
Sertipikat Nomor
108/Kalibata,
berikut bangunan
yang terletak di
Propinsi DKI
Jakarta, Kotamadya
Jakarta Selatan,
Kecamatan
Pancoran, Kelurahan
Kalibata.
|
Tuan Joko Susanto
|
Contoh pengisian Buku Daftar Surat di bawah tangan yang
didaftar (Yang Dibukukan):
NOMOR
|
TANGGAL
SURAT
|
TANGGAL
DIDAFTAR
|
SIFAT SURAT
|
NAMA YANG
MENANDATANGANI
DAN/ATAU YANG
DIWAKILI
|
Reg.10/2011
|
06 April
2011
|
13 April
2011
|
Perjanjian
Pemberian
komisi untuk
proyek
pembangunan
apartemen.
|
5. Tuan Dodi; -----
-- Pihak Pertama ----
6. Tuan Koko; ------
---- Pihak Kedua ----
|
d. Buku daftar nama penghadap atau Klapper;
Notaris
wajib membuat daftar Klapper yang disusun menurut abjad dan dikerjakan
setiap bulan, dimana dicantumkan nama semua orang/pihak yang menghadap,
sifat dan nomor akta.
Contoh pengisian Buku Daftar Nama Penghadap atau Klapper:
Buku Klapper Akta (A) :
NO.
URUT
|
NAMA
PENGHADAP/
YANG
DIWAKILINYA
|
SIFAT AKTA
|
TANGGAL
AKTA
|
NOMOR
AKTA
|
NOMOR PADA
REPERTORIUM
|
01
|
Adi
|
Perjanjian
Kredit
|
04 April
2011
|
01
|
01
|
02
|
Adi
|
Perjanjian
Jaminan
Fidusia
|
04 April
2011
|
02
|
02
|
03
|
Agus Kadir
|
Perjanjian
Kredit
|
04 April
2011
|
01
|
01
|
04
|
Agus Kadir
|
Perjanjian
Jaminan
Fidusia
|
04 April
2011
|
02
|
02
|
Buku Klapper Akta (D) :
NO.
URUT
|
NAMA PENGHADAP/
YANG
DIWAKILINYA
|
SIFAT
AKTA
|
TANGGAL
AKTA
|
NOMOR
AKTA
|
NOMOR PADA
REPERTORIUM
|
01
|
Diana Ho
|
Wasiat
|
18 April
2011
|
03
|
03
|
Buku Klapper Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan (J) :
NO.
URUT
|
NAMA PENGHADAP/YANG
DIWAKILI/KUASA
|
SIFAT SURAT
|
TANGGAL DAN NOMOR
PENGESAHAN
|
01
|
Joko Susanto
|
Surat Persetujuan
|
Tgl. 06 April 2011
No. Leg. 10/2011
|
e. Buku daftar protes;
Setiap bulan Notaris menyampaikan Daftar Akta Protes dan apabila tidak ada, maka tetap wajib dibuat dengan tulisan “NIHIL”.
f. Buku daftar wasiat; dan
Notaris
wajib mencatat akta-akta wasiat yang dibuatnya dalam Buku Daftar
Wasiat. Selain itu, paling lambat pada tanggal 5 setiap bulannya,
Notaris wajib membuat dan melaporkan daftar wasiat atas wasiat-wasiat
yang dibuat
pada
bulan sebelumnya. Apabila tidak ada wasiat yang dibuat, maka Buku
Daftar Wasiat tetap harus dibuat dan dilaporkan dengan tulisan “NIHIL”.
Contoh pengisian Buku Daftar Wasiat :
No
|
YANG MEMBUAT WASIAT
|
AKTA WASIAT
|
NAMA &
TEMPAT
KEDUDU
KAN
NOTARIS
YANG
MEMBUAT
AKTA
| ||||||
Nama
Lengkap
(dahulu
berna
ma)
|
Tem
pat
Lahir
|
Tgl Bu
lan
dan Ta
hun
Lahir
|
Peker
jaan
|
Alamat
Ter
akhir
|
No
mor
Akta
|
Tanggal
Akta
|
Nomor
Reper
torium
| ||
01
|
Diana
Ho
|
Jakar
ta
|
10
Maret
1925
|
Ibu
rumah
tangga
|
Jl.
Manisan
V.5,
Jakarta
Selatan
|
03
|
18 April
2011
|
76
|
Kartika,
Sarjana
Hukum
|
g. Buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris
berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan. Salah satunya adalah Buku
Daftar Perseroan Terbatas, yang mencatat kapan Pendiriannya dan dengan
akta nomor dan tanggal berapa, Perubahan Anggaran Dasar atau Perubahan
susunan anggota Direksi, anggota Dewan Komisaris atau Pemegang Sahamnya.
Di
samping Buku Daftar yang termasuk dalam Protokol Notaris yang telah
disebutkan di atas, seorang Notaris yang baik seyogyanya
mengadministrasikan dan membuat tata kearsipan terhadap hal-hal sebagai
berikut :
1. Buku Daftar Akta Harian ;
2. Map khusus yang berisikan minuta-minuta akta sebelum dijilid menjadi Buku setiap bulannya ;
3. File Arsip Warkah Akta ;
4. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan ;
5. File Arsip yang berisikan copy Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan ;
6. File Arsip yang berisikan copy Daftar Protes ;
7. File
Arsip Copy Collatione (yaitu copy dari surat di bawah tangan berupa
salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam
surat yang bersangkutan) ;
8. File Arsip Laporan Bulanan Notaris kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) yang dilampiri dengan tanda terima dari MPD ;
9. File Arsip yang berisikan Laporan Wasiat kepada Direktur Perdata cq Balai Harta Peninggalan Sub Direktorat Wasiat;
10. File Arsip yang berisikan tanda terima salinan Akta;
11. Buku Surat Masuk dan Surat Keluar Notaris ;
12. File Arsip Surat Masuk Notaris ;
13. File Arsip copy Surat Keluar Notaris ;
14. Buku Daftar tentang Badan Hukum Sosial dan Badan Usaha yang bukan badan hukum yang dibuat di kantornya.
Setiap
bulan, selambat-lambatnya tanggal 15, Notaris wajib menyampaikan secara
tertulis salinan yang telah disahkannya dari daftar Akta dan daftar
lain yang dibuat pada bulan sebelumnya kepada Majelis Pengawas Daerah (=
Laporan Bulanan).
Contoh Laporan Bulanan Akta, adalah sebagai berikut :
Jakarta, 01 April 2011
Nomor : 001/IV/2011
Lampiran : 4 berkas
Hal : Penyampaian Salinan Akta Yang Telah Disahkan dari Daftar
Akta, Daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan &
Yang Dibukukan serta Salinan Daftar Protes
Kepada Yth.
Ketua Majelis Pengawas Notaris Daerah Jakarta Selatan
JL. MT Haryono Nomor 24
Jakarta
Dengan Hormat,
Untuk
memenuhi ketentuan Pasal 61 ayat (1) Undang-Undang Nomor 30 tahun 2004
tentang jabatan Notaris dan sehubungan dengan Pasal 38 ayat (1)
Peraturan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No.
M.02.PR.08.10 Tahun 2004 tanggal 7 Desember 2004, maka dengan ini saya
sampaikan :
1.
Salinan yang telah disahkan dari Buku daftar Akta, yang dibuat dalam
bulan Maret 2011, dengan nomor bulanan 01 sampai dengan nomor 25 dan
nomor urut repertorium 50 sampai dengan nomor 75;
2. Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Disahkan yang dibuat dalam bulan Maret 2011, dengan nomor urut Leg. 10/2011
3.
Salinan dari daftar Surat Di Bawah Tangan Yang Dibukukan yang dibuat
dalam Bulan Maret 2011, dengan nomor urut Reg. 10/201; Salinan daftar
Protes seperti dimaksud dalam Pasal 143 C dan Pasal 218 C Kitab
Undang-Undang Hukum dagang yang dibuat dalam bulan Maret 2011, NIHIL.
Demikian disampaikan, agar dapat diterima dengan baik dan dipergunakan sebagaimana mestinya.
Hormat saya,
Notaris di Jakarta,
(KARTIKA, SH)
Dalam
menjalankan jabatannya, Notaris harus memiliki integritas dan bertindak
profesional. Pada saat mengucapkan sumpah jabatannya pun Notaris
berjanji untuk menjalankan jabatannya dengan amanah, jujur, seksama,
mandiri dan tidak berpihak serta menjaga sikap, tingkah laku dan
menjalankan kewajibannya sesuai dengan kode etik profesi, kehormatan,
martabat dan tanggung jawab.
Walaupun
demikian tidak dapat dipungkiri bahwa masih banyak Notaris, baik
disengaja maupun tidak, dalam melaksanakan jabatannya melakukan
perbuatan-perbuatan yang melanggar peraturan perundang-undangan dan kode
etik. Pelanggaran tersebut antara lain :
1. Notaris mempunyai papan nama lebih dari satu di tempat berbeda ;
2. Papan nama Notaris masih terpampang, sedangkan Notarisnya sudah pensiun atau sudah meninggal dunia ;
3. Notaris sudah pensiun tetapi tidak menyerahkan Protokolnya ;
4. Notaris
sudah meninggal dunia tetapi Protokolnya masih disimpan oleh ahli
waris, tidak diserahkan kepada Notaris yang sudah ditunjuk sebagai
Pemegang Protokol;
5. Notaris
tidak membuat buku-buku daftar yang merupakan Protokol Notaris, seperti
Buku Daftar Akta atau Repertorium dan Buku Daftar Nama Penghadap atau
Klapper. Sedangkan di dalam minuta akta dibundel dokumen-dokumen yang
tidak perlu dilekatkan, seperti kwitansi biaya pembuatan akta.
PENUTUP
Keberhasilan
seorang Notaris terlihat tidak hanya terbatas pada berapa banyak jumlah
akta yang ia buat setiap bulannya, melainkan terlihat dari bagaimana
cara ia mengelola administrasi kantornya itu. Bagi seorang Notaris
adalah sangat penting untuk memelihara ketertiban administrasi kantor
dengan sebaik-baiknya. Hal tersebut dikarenakan seluruh akta-akta dan
arsip yang disimpan oleh seorang Notaris adalah dokumen/arsip milik
negara yang harus dijaga serta dipelihara dengan sunguh-sungguh.
Sehingga
dapat disimpulkan bahwa seorang Notaris yang sukses dalam melaksanakan
jabatannya dapat dipastikan telah menjalankan sistem Administrasi dan
Tata Kelola Kantor yang baik.
Demikianlah
sedikit pembahasan mengenai Sistem Administrasi dan Tata Kelola Kantor
Notaris yang dapat kami berikan. Semoga bermanfaat dan dapat memberikan
gambaran yang berguna kepada rekan-rekan semua.
DAFTAR PUSTAKA
Saputro, Anke Dwi , ed. 100 Tahun Ikatan Notaris Indonesia, Jati Diri Notaris Indonesia, Dulu, Sekarang, dan di Masa Datang. Jakarta: Gramedia Pustaka Utama. 2008.
Tobing, G.H.S. Lumban. Peraturan Jabatan Notaris, cet. 1.
Jakarta : Erlangga. 1980
Indonesia, Undang-Undang Jabatan Notaris, UU No. 30 Tahun 2004, LN No. 117 Tahun 2004, TLN No. 4432.
http://notary-herman.blogspot.com/2009/03/tertib-administrasikantor-notaris.html
Hanindito, Edna. Administrasi Kantor Notaris,
Disajikan pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan
Operasionalisasi Sistem Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang
Terkait yang diselenggarakan oleh Ikatan Notaris Indonesia di The Ritz
Carlton Pacific Place Lt.4, SCBD Area, pada tanggal 18-19 Januari 2010.
Natakusumah, Arikanti. Sistim Administrasi Kantor Notaris, Jakarta 19-20 Januari 2010.
Widjaja, Winarti Lukman. Tata Kelola Kantor Notaris. Notaris Kota Jakarta Pusat.
[1] Disajikan
pada acara Pelatihan Pemahaman Materi dan Teknis Pelaksanaan
Operasionalisasi Sistim Administrasi Badan Hukum dan Materi Lain Yang
Berkaitan dengan Tugas dan Jabatan Notaris yang diselenggarakan oleh
Pengurus Pusat Ikatan Notaris Indonesia (PP-INI) bekerja sama dengan
Direktorat Jenderal Administrasi Hukum Umum Kementerian Hukum dan HAM RI
di Balai Sidang Jakarta Convention Centre, pada tanggal 26-27 April 2011.